Strategische context, huidige datastromen en gericht investeringsvoorstel voor automatisering
1 · Strategische Context
Martijn, naar aanleiding van ons gesprek op 15 mei 2026 leggen we de huidige stand van zaken en de kansen voor jouw operatie scherp vast. Jouw business draait solide, maar de handmatige administratie remt de schaalbaarheid. Jullie gebruiken sterke cloudsystemen zoals Rentman, Monday, Basecone, Exact en Microsoft 365. Deze systemen communiceren echter niet met elkaar. Het team fungeert momenteel als de handmatige koppeling — de 'lijm' — tussen de software. Dit kost onnodig veel tijd, verhoogt de foutgevoeligheid en vreet focus. Wij gaan deze systemen slim integreren en processen automatiseren zonder jouw bewezen werkwijze te verstoren.
2 · Procesbeschrijving & Knelpunten
De huidige workflow kent vijf duidelijke processtappen van project tot betaling. Binnen deze stappen lekken dagelijks tijd en marge weg door repeterende handelingen.
1
Projectopstart
Handmatige mappen- en projectstructuur
2
Offertes
Overtypen van leveranciersdata
3
Draaiboek
Losse Word-bestanden per project manager
4
Begroting
Handmatige versiecontrole
5
Facturen
Vijf losse handelingen per inkoopfactuur
›
›
›
›
✓
Stap 1: Projectopstart – Bij elk nieuw project maakt het team handmatig een mailmap, een servermap en een project in Rentman aan. Dit betekent drie tot vier keer dezelfde handeling uitvoeren.
Stap 2: Offerteverwerking – Er komen tot wel 20 leveranciersoffertes per project binnen via de mail. Het team slaat deze handmatig op en typt ze vervolgens regel voor regel over in Rentman. Dit handmatige werk veroorzaakt calculatiefouten en leidt tot vergeten posten, zoals vloerbedekking.
Stap 3: Begroting & Versies – Er is geen centrale versiecontrole op de begrotingen. Het is intern vaak onduidelijk of de 'laatste versie' ook daadwerkelijk de actuele, goedgekeurde versie is.
Stap 4: Draaiboekbeheer – Draaiboeken worden handmatig in Word opgesteld. De kwaliteit en het detailniveau hangen volledig af van de individuele projectmanager. Hierdoor ontbreken cruciale details (zoals de exacte opbouwtijd van een hospitalitybalie), wat voor operationele stress op de eventdag zelf zorgt.
Stap 5: Factuurstroom – De inkoopfacturen doorlopen de bekende vijf afzonderlijke, niet-gekoppelde handelingen: handmatig opslaan, invoeren in Rentman, autoriseren in Basecone, afvinken en handmatig boeken in Exact. Dit zorgt voor een onnodig hoge administratieve last en kans op dubbel werk.
3 · Vragen om de details scherp te krijgen
Om de technische inrichting exact af te stemmen op jullie praktijk, vragen we het team om de volgende punten te verduidelijken:
Welke specifieke processtap kost jullie op dit moment wekelijks de meeste tijd, en waar ontstaan de meeste kostbare herstelfouten?
Hoeveel projecten lopen er gemiddeld gelijktijdig parallel, en hoeveel projectmanagers werken er op piekmomenten tegelijk in de systemen?
Wat heeft de absolute prioriteit voor de eerste live-gang: de automatische projectopstart, de AI-offerte-inname of de draaiboekstandaardisatie?
Zijn er al API-koppelingen of integratiemodules binnen jullie huidige licenties van Rentman, Basecone en Exact geactiveerd?
Is er een specifiek project/draaiboek dat geldt als jullie absolute gouden standaard qua detailniveau?
Wie binnen het team wordt de vaste proceseigenaar en het aanspreekpunt per automatiseringsonderdeel?
Is er de harde wens om Monday diep te integreren met Rentman, of staan jullie open voor een efficiënter alternatief?
Gelden er specifieke security-eisen, strikte autorisatieniveaus of wettelijke bewaartermijnen voor de server- en mailarchieven?
Wat definieert straks het succes van deze automatisering: pure urenbesparing, volledige foutreductie, of een snellere doorlooptijd?
4 · Prijsinschatting, ROI & Fasering
Wij geloven niet in langdurige, kostbare IT-trajecten. We starten klein met een gerichte pilot, tonen direct de tijdwinst aan en bouwen daarna modulair verder. Op basis van onze analyse hanteren we de volgende vaste prijsinschatting. Omdat we BAX als gewaardeerde *launching customer* beschouwen, brengen we voor de opstartfase (de Pilot) slechts de helft van de inrichtingskosten in rekening en vervallen de beheerlasten gedurende de eerste drie maanden volledig.
Tastbare ROI: Als deze automatisering (Pilot + Fase 2) jullie team straks slechts 3 uur administratie per project bespaart, is de eenmalige investering al na circa 12 tot 15 projecten volledig terugverdiend.
Fase / Onderdeel
Concrete Oplevering & Functionaliteit
Investering
Pilot: Automatische Projectopstart
Inrichting van een intelligente API-koppeling tussen Rentman, Microsoft 365 en Monday.com. Zodra een project in Rentman wordt geactiveerd, start de automatisering volledig autonoom op de achtergrond:
Mappenstructuur: Directe aanmaak van een gestandaardiseerde SharePoint-projectmap inclusief vaste submappen voor o.a. logistiek, leveranciers en ontwerpen.
Centrale Mail: Automatische generatie van een specifieke Outlook-mailmap gekoppeld aan het unieke projectnummer voor overzichtelijke teamcommunicatie.
Takenbeheer: Aanmaak van een operationeel project-board in Monday.com, vooraf gevuld met de standaard mijlpalen en verantwoordelijkheden voor de projectmanager.
Dit elimineert alle handmatige opstartstappen en garandeert een foutloze, uniforme werkwijze vanaf dag één.
✓ 50% Launching Customer Korting toegepast
€ 1.850 € 925
Fase 2: Slimme Offerte-verwerking
Inrichting van een slimme AI-parsing module die inkomende leveranciersoffertes via mail automatisch herkent, uitleest en direct als calculatieregels klaarzet in Rentman. Het team controleert alleen nog maar en typt niets meer over.
€ 2.650
Fase 3: Slim Draaiboeksysteem
Automatisering van de draaiboekcontrole. Elk nieuw draaiboek wordt automatisch getoetst aan jullie beste historische projecten. Ontbrekende operationele details worden direct gesignaleerd vóór het event start.
In overleg
Fase 4: Geautomatiseerde Factuurstroom
Koppeling tussen Rentman, Basecone en Exact. De vijf handmatige stappen voor inkoopfacturen worden weggenomen en teruggebracht naar slechts één autorisatieklik voor de financiële administratie.
In overleg
Totaal eenmalige inrichting (Pilot + Fase 2)
Volledig werkende, geteste integraties inclusief een on-site trainingssessie van 2 uur voor het team voor een soepele adoptie.
€ 3.575
Terugkerende Kosten (Maandelijks)
Beheer, Onderhoud & Live houden (SLA)
Proactieve monitoring van de actieve API-koppelingen, het direct live en up-to-date houden van de integraties bij software-updates (Microsoft, Monday, Rentman) en stand-by support bij operationele incidenten om de continuïteit te waarborgen.
€ 0 — gedurende de pilotfase (3 maanden) Na succesvolle evaluatie: € 50 / maand onderhoud & optimalisatie
* Alle genoemde bedragen zijn eenmalig of maandelijks en exclusief BTW. Eventuele externe licentiekosten voor integratiesoftware (zoals Make of Zapier) en AI-API verbruik (geschat op €40 - €80 per maand) zijn hierin niet meegenomen en lopen direct via jullie eigen accounts.
5 · Implementatietijdlijn
We hanteren een strakke maar haalbare planning. Van eerste handdruk tot werkende Fase 2-integratie: zes weken.
Week 1 – 2
🔧 Opstarten
Technische toegang & API-sleutels inrichten
Rentman + Microsoft 365 + Monday koppelen
Testomgeving bouwen & valideren
Week 2 – 4
🚀 Piloten
Live pilot op echte projecten
On-site training (2 uur) voor het team
Fijnafstelling op basis van gebruiksfeedback
Week 5
📊 Evaluatie
Meten: tijdwinst per project
Go/no-go beslissing Fase 2
Rapportage & aanbevelingen
Week 6+
⚡ Fase 2
Slimme offerte-verwerking inrichten
AI-parsing module live
Doorgroeien naar Fase 3 & 4
6 · Beheer, Scope & Privacy
Onderhoud & Live houden: API's en cloudsystemen updaten regelmatig. Het maandelijkse beheer (zoals opgenomen in de prijstabel) zorgt voor proactieve monitoring, directe aanpassingen bij API-wijzigingen en het structureel live houden van de integraties zodat de operatie nooit stilvalt. Na de kortingsperiode van 3 maanden bedraagt dit € 50 per maand.
Datasecurity (AVG): Bij de slimme AI-offerteverwerking (Fase 2) wordt leveranciersdata strikt gebruikt voor het uitlezen van de specifieke offerte. Jullie bedrijfs- en leveranciersdata wordt nooit gebruikt voor het trainen van publieke of externe AI-modellen.
Out of Scope: Het opschonen van historische of vervuilde data in jullie huidige systemen en direct maatwerk binnen de Rentman-omgeving zelf vallen buiten de scope van dit voorstel.
Met deze aanpak realiseren we direct een forse tijdsbesparing op de projectopstart en elimineren we de grootste foutenbron bij de offerteverwerking. We horen graag of de procesbeschrijving klopt, zodat we voor 30 mei het definitieve voorstel inclusief de exacte tijdlijn kunnen aanleveren.